NOTICE UTILISATEUR DE OpératIV

ACCUEIL

1) La partie bleu foncé

Les statistiques des appels

Visite en attente de validation

Cette partie montre le :

1. le nom de l'opérateur et son pourcentage d'occupation

o Chaque minute OpératIV calcule le pourcentage d'occupation de l'opératrice et la moyenne sur les trois dernières minutes. Si la  moyenne d'occupation est inférieure à 60%, l'opératrice est considérée en heure creuse, sinon en heure pleine. Lorsque l'opératrice est en heure pleine, la case du nom est coloriée en rouge. Dans ce cas, elle est automatiquement exclue de la salle virtuelle afin de ne pas être dérangée par des appels extérieurs qui dégraderaient la production locale. A chaque instant, en cliquant sur le pourcentage d'occupation, il est possible de voir le graphique d'occupation de l'opératrice.

2. la case à cocher de la Salle Virtuelle

• A chaque instant l'opératrice peut s'exclure de la salle virtuelle en décochant SV. Ceci peut être utile si elle souhaite effectuer un travail annexe à OpératIV en n'acceptant d'être dérangée que par des appels provenant de sa propre exploitation.

3. nombre d’appels émis par l’ACD vers l’opérateur,

4. nombre d’appels reçus par l’opérateur (appels décrochés,

5. nombre d’appels traités par l’opérateur (nombre de messages saisis),

6. pourcentage des appels traités par rapport aux appels reçus.

7. un curseur permettant de définir la priorité de l’opérateur dans l’ACD

• L’opérateur peut définir sa priorité (1 à 9) dans l’ACD. La priorité 1 étant la plus prioritaire. Ainsi, un opérateur de priorité 2 sera sollicité que si tous les opérateurs de priorité 1 sont occupés.

8. la case à cocher « ACD » permettant à l’opérateur d’entrer et sortir de l’ACD.

• A chaque instant l’opératrice peut s’exclure de l’ACD (Automatic Call Distribution aussi appelé DAA en français Distribution Automatique des Appels) en décochant ACD. Ceci a l’utilité d’effectuer un travail sur Opérat sans être sollicité par des appels locaux. Attention si SV est cochée, vous pourrez toujours recevoir des appels en provenance de la Salle-Virtuelle.

9. la case ‘Fiches en cours’ permet de connaître le nombre de message en cours de traitement ou en attente de finition dans les formulaires. (Voir la fonction FEC dans la notice du formulaire).

10. le nombre de fiche ouverte en mode ‘LOCAL’ et le nombre de fiche ouverte en mode ‘DISTANT’. Le mode ‘DISTANT’ correspond à la Salle Virtuelle. Ces compteurs sont normalement à zéro pour recevoir des appels. Si un des compteurs est supérieur à zéro, l’agent sera considéré comme occupé et ne pourra pas recevoir d’appel en automatique.

11. le compteur de visite en cours qui à l’instar du compteur de fiche en cours, indique le nombre de visites en attente de validation. Le click sur le compteur permet de voir les visites en attente de validation.

La liste 'Attente locale'

Cette liste permet de voir si des fiches sont restées ouvertes et elle permet d’en atteindre une par un clic sur une des lignes remplies.

La liste ‘Attente ACD’

Cette liste permet de voir si des appels sont en attente de distribution sur l’ACD. Elle est complétée par un curseur, réglable de 1 à 9, permettant de définir le niveau de dérangement, de l’opérateur, dans l’ACD. Si l’opérateur est occupé à une tâche plus prioritaire (comptabilité, courrier, prospection …), il ne souhaitera prendre des appels que si la file d’attente ACD se rempli. C’est ainsi qu’en réglant son curseur à 3, il ne sera sollicité que si 3 appels sont présent dans la file d’attente ACD.

Les journaux des suivis de saisies

Cette zone comporte 4 boutons qui permettent de consulter pour :

1. le bouton de gauche, le journal des suivis de saisies,

2. le bouton du centre gauche, le journal de production et le journal des sous-traitances,

3. le bouton du centre droit, le journal de l’opérateur.

4. le bouton de droite, les journaux de taxation et le suivi des campagnes d’appels sortants.

La Messagerie

Cette zone comporte 4 boutons qui permettent, de gauche à droite, :

1. d’être informé, par un clignotement rouge du bouton, qu’une nouvelle consigne vient d’être modifiée sur une fiche collaborateur,

2. d’être informé, par un clignotement rouge du bouton, qu’une nouvelle note vient d’être modifiée sur une fiche collaborateur,

3. d’être informé, par un clignotement rouge du bouton, qu’un message de ‘Messager’ vous est personnellement destiné,

4. d’envoyer un message à un ou plusieurs Opérateurs ou à un ou plusieurs collaborateurs.

Le bouton ‘PAUSE’

Ce bouton permet à l’opérateur de suspendre momentanément son travail en informant l’ACD pour que ce dernier ne lui envoie plus d’appels.

Le bouton ‘SORTIE’

Ce bouton permet à l’opérateur de quitter le programme OpératIV et de libérer la mémoire de l’ordinateur. Il informe l’ACD de l’arrêt de l’opérateur afin qu’il n’envoie plus d’appels vers lui. Le nom de l’opérateur est ainsi libéré pour qu’il puisse réapparaître dans la liste de login de OpératIV.