NOTICE UTILISATEUR DE OpératIV

 

Les structures permettent de définir la méthode de fonctionnement de la prise en compte des demande de fax, SMS, mail, lecture, agenda, visite, astreinte, ...

Elles sont toutes basées sur le même principe qui est de définir par jour générique une méthode de travail.

    Ce tableau de structure montre qu'il y a une structure pour :

    • tous les MARdis excepté pour le MARdi du 26/8/2003 qui est une structure spécifique.
    • tous les MERcredis
    • TOUs les autres jours de la semaine

OpératIV recherche dans les structures de la manière suivante :

  1. Il recherche en premier une structure spécifique pour le jour demandé (LUN, MAR, MER ... avec dates)
  2. Si aucune structure n'est trouvée en 1, il recherche une structure spécifique pour tous les jours (TOU avec dates)
  3. Si aucune structure n'est trouvée en 2, il recherche une structure pour le jour demandé (LUN, MAR, MER... sans dates)
  4. Si aucune structure n'est trouvée en 3, il recherche une structure pour tous les jours (TOU sans dates)

Pour programmer une structure vous devez :

  • Cliquer sur le bouton 'Nouveau' afin de passer la fiche en création.
  • Dans la partie semainier (écran ci-dessous)

  • Sélectionner le jour de la semaine désiré
  • Définir la période de prise en compte si besoin (Date début et Date fin). Si vous définissez une structure datée, vous devez obligatoirement préciser les deux dates même s'il s'agit d'une seule journée comme dans notre exemple du mardi 26/8/2003.
  • Programmer les heures fixes ou les fréquences de fonctionnement.

    • Les fréquences de fonctionnement

    Pour programmer les fréquences de fonctionnement, vous devez, comme indiqué dans l'image suivante, cocher "Utiliser les fréquences d'envois"

      Dans cette partie, vous devez programmer :

      • les fréquences d'envoi pour les saisies non urgentes.
      • les fréquences d'envoi pour les saisies urgentes.
      • une des deux plages horaires de fonctionnement.
        • Plage1D pour début de plage 1 et Plage1F pour fin de la plage 1
        • Plage2D pour début de plage 2 et Plage2F pour fin de la plage 2

      La plage doit obligatoirement être programmée en entier PlagexD à PlagexF

       

    Les fréquences sont calculées de la manière suivante :

    • OpératIV recherche la plage horaire active en fonction de l'heure de la demande. Si aucune plage ne correspond, la structure est considérée comme inactive. Cela vous donne la possibilité d'envoyer des fax le matin et des SMS l'après-midi.
    • Si la fréquence correspondant au degré d'urgence est égale à zéro, le suivi correspondant sera immédiat, sinon l'heure d'émission sera calculée en fonction de la fréquence par rapport à l'heure de début de la plage horaire active au moment de la demande.
    • OpératIV cumule la fréquence, correspondant au degré d'urgence, au début de la plage horaire trouvée précédemment, jusqu'à ce que le résultat soit supérieur ou égal à l'heure en cours.

     

    Les heures fixes

     

    Pour programmer les heures fixes d'émission vous devez, comme indiqué dans l'image suivante, ne pas cocher "Utiliser les fréquences d'envoi"

    Dans cette partie, vous pouvez programmer les heures fixes d'émission en programmant de heure1 à heure4. Dès qu'une heure, dans l'ordre croissant, est trouvée à 0, les autres heures supérieures ne sont pas testées.

     

    Fonctionnement

    OpératIV regarde, lors d'une saisie de production, où se situe l'heure en cours part rapport aux heures fixes programmées. Si l'heure est inférieure à "Heure1", c'est "Heure1" qui sera programmée dans le suivi. Si l'heure est supérieure à "Heure1" et inférieure à "Heure2", c'est "Heure2" qui sera programmée dans le suivi est ainsi de suite pour toutes les heures programmées. Dès qu'une programmation est trouvée à zéro, le processus de recherche s'arrête et la structure est considérée comme inactive. Si le caractère de la saisie est urgent, il est possible de ne pas tenir compte des heures et d'envoyer immédiatement le suivi au collaborateur. Pour ce faire, vous devez cocher "Envoi immédiat si urgent"